Có bao giờ bạn gặp tình huống này chưa? Bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại tới khách hàng để theo đuổi một thương vụ nào đó, nhưng đồng nghiệp khác đã tiếp xúc với khách hàng trước đó rồi. Đúng là một tình huống khó xử, nhưng vấn đề nó nằm ở chỗ nào? và có cách nào để khắc phục không? Sau khi bạn đã kiểm tra dữ liệu về khách hàng trong hệ thống CRM mà vẫn không thấy có ghi chú của đồng nghiệp nào về cuộc gọi với khách hàng này cả. Tuy nhiên, bạn có chắc trong CRM thông tin khách hàng này không được lưu trùng lắp và đang được giao cho nhân viên Sale nào khác?

Thông tin không chính xác, hay không đầy đủ về khách hàng thường làm ảnh hưởng đến hiệu quả chiến dịch marketing hay bán hàng (sales). Vì nhiều đầu mối liên hệ có thể đã thay đổi số điện thoại, địa chỉ, hay thậm chí công ty,… điều này làm cho chất lượng dữ liệu trong hệ thống CRM không được chính xác. Bằng cách nào bạn có thể duy trì được tính chính xác của dữ liệu trong hệ thống CRM? Với vài mách nhỏ sau, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc duy trì độ chính xác của dữ liệu.

1. Đảm báo dữ liệu đầy đủ
Khi nhập liệu, bạn phải luôn tự hỏi dữ liệu đã đầy đủ chưa? Cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên Sale của bạn nhập thông tin đầy đủ là phải cấu hình chính xác, đầy đủ các trường dữ liệu bắt buộc, như: họ và tên, email, địa chỉ, điện thoại. Điều này đảm bảo nhân viên của bạn bắt buộc phải nhập những thông tin này vào hệ thống. Nếu không, cơ sỡ dữ liệu của bạn không có chất lượng.

2. Tránh trùng lặp dữ liệu về khách hàng hay đầu mối liên hệ
Khi thêm mới một khách hàng hay đầu mối liên hệ, hệ thống ExcelCRM tự động kiểm tra xem đã có khách hàng hay liên hệ nào có cùng số điện thoại hay email để cảnh báo sự trùng lặp dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng các công cụ của ExcelCRM cung cấp để loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

3. Dùng cơ chế phân quyền
Việc dữ liệu của doanh nghiệp có được nhờ thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, mà có nhiều nhân viên được phép truy cập đồng thời tạo nên việc đảm bảo độ chính xác của dữ liệu là điều không hề dễ dàng. Một giải pháp có hiệu quả là phải xác định quyền cho mỗi phòng ban hay nhân viên cụ thể (chỉ cho phép những gì họ được phép). Chúng ta ai cũng biết tầm quan trọng của việc duy trì một cơ sỡ dữ liệu “sạch” đối với doanh nghiệp. Công việc duy trì không đơn thuần là việc làm một lần. Nếu không chú trọng ngay từ đầu, dễ dẫn đến sau này bạn phải tốn nhiều công sức để loại bỏ dữ liệu trùng lặp, dữ liệu sai,…

Login to leave your feedback!

Leave a Reply